Положення про обробку і захист персональних даних у базах персональних даних, володільцем яких є продавець
Зміст
- Загальні поняття та сфера застосування
- Перелік баз персональних даних
- Мета обробки персональних даних
- Порядок обробки персональних даних
- Місцезнаходження бази персональних даних
- Умови розкриття інформації про персональні дані третім особам
- Захист персональних даних
- Права суб'єкта персональних даних
- Порядок роботи з запитами суб'єкта персональних даних
- Державна реєстрація бази персональних даних
- Загальні поняття та сфера застосування
1.1. Визначення термінів:
база персональних даних - іменована сукупність упорядкованих персональних даних в електронній формі та/або у формі картотек персональних даних;
відповідальна особа - визначена особа, яка організовує роботу, пов'язану із захистом персональних даних при їх обробці, відповідно до закону;
володілець бази персональних даних - фізична або юридична особа, якій законом або за згодою суб'єкта персональних даних надано право на обробку цих даних, яка затверджує мету обробки персональних даних у цій базі даних, встановлює склад цих даних та процедури їх обробки, якщо інше не визначено законом;
згода суб'єкта персональних даних - будь-яке документоване, добровільне волевиявлення фізичної особи щодо надання дозволу на обробку її персональних даних відповідно до сформульованої мети їх обробки;
обробка персональних даних - будь-яка дія або сукупність дій, здійснених повністю або частково в інформаційній (автоматизованій) системі та/або в картотеках персональних даних, які пов'язані зі збиранням, реєстрацією, накопиченням, зберіганням, адаптуванням, зміною, поновленням, використанням і поширенням, знеособленням, знищенням відомостей про фізичну особу;
персональні дані - відомості чи сукупність відомостей про фізичну особу, яка ідентифікована або може бути конкретно ідентифікована;
розпорядник бази персональних даних - фізична чи юридична особа, якій володільцем бази персональних даних або законом надано право обробляти ці дані;
суб'єкт персональних даних - фізична особа, стосовно якої відповідно до закону здійснюється обробка її персональних даних;
третя особа - будь-яка особа, за винятком суб'єкта персональних даних, володільця чи розпорядника бази персональних даних та уповноваженого державного органу з питань захисту персональних даних, якій володільцем чи розпорядником бази персональних даних здійснюється передача персональних даних відповідно до закону;
особливі категорії даних - персональні дані про расове або етнічне походження, політичні, релігійні або світоглядні переконання, членство в політичних партіях та професійних спілках, а також дані, що стосуються здоров'я чи статевого життя.
1.2. Дане Положення обов'язкове для застосування відповідальною особою та співробітниками продавця, які безпосередньо здійснюють обробку та/або мають доступ до персональних даних у зв'язку з виконанням своїх службових обов'язків.
- Перелік баз персональних даних
2.1. Продавець є власником таких баз персональних даних: база персональних даних контрагентів.
- Мета обробки персональних даних
3.1. Метою обробки персональних даних у системі є забезпечення реалізації цивільно-правових відносин, надання, отримання та здійснення розрахунків за придбані товари та послуги відповідно до Податкового кодексу України, Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні».
3.2. Додатковою метою обробки персональних даних (зокрема номера телефону та імені) є інформування суб'єкта персональних даних про акції, знижки, новинки та спеціальні пропозиції продавця шляхом надсилання рекламних та інформаційних повідомлень каналами зв'язку (SMS, Viber, електронна пошта, месенджери). Обробка для цієї мети здійснюється виключно за згодою суб'єкта персональних даних, наданою під час оформлення замовлення або реєстрації на сайті.
- Порядок обробки персональних даних: отримання згоди, повідомлення про права та дії з персональними даними суб'єкта персональних даних
4.1. Згода суб'єкта персональних даних має бути добровільним волевиявленням фізичної особи щодо надання дозволу на обробку її персональних даних відповідно до сформульованої мети їхньої обробки.
4.2. Згода суб'єкта персональних даних може бути надана у таких формах: документ на паперовому носії з реквізитами, що дає змогу ідентифікувати цей документ і фізичну особу; електронний документ з обов'язковими реквізитами; відмітка на електронній сторінці документа чи в електронному файлі, що обробляється в інформаційній системі на основі документованих програмно-технічних рішень.
4.3. Згода суб'єкта персональних даних надається під час оформлення цивільно-правових відносин відповідно до чинного законодавства.
4.4. Повідомлення суб'єкта персональних даних про включення його персональних даних до бази персональних даних, права, визначені Законом України «Про захист персональних даних», мету збору даних та осіб, яким передаються його персональні дані, здійснюється під час оформлення цивільно-правових відносин відповідно до чинного законодавства.
4.5. Обробка персональних даних, що належать до особливих категорій даних, забороняється.
4.6. Суб'єкт персональних даних має право у будь-який момент відкликати свою згоду на отримання рекламних та інформаційних повідомлень, повідомивши про це продавця у відповідь на повідомлення або звернувшись до менеджера. Після відкликання згоди надсилання рекламних повідомлень припиняється.
- Місцезнаходження бази персональних даних
5.1. Вказані у розділі 2 цього Положення бази персональних даних знаходяться за адресою продавця.
- Умови розкриття інформації про персональні дані третім особам
6.1. Порядок доступу до персональних даних третіх осіб визначається умовами згоди суб'єкта персональних даних, наданої володільцю персональних даних на обробку цих даних, або відповідно до вимог закону.
6.2. Доступ до персональних даних третій особі не надається, якщо зазначена особа відмовляється взяти на себе зобов'язання щодо забезпечення виконання вимог Закону України «Про захист персональних даних» або неспроможна їх забезпечити.
6.3. Суб'єкт відносин, пов'язаних з персональними даними, подає запит щодо доступу до персональних даних володільцю персональних даних.
6.4. У запиті зазначаються: прізвище, ім'я та по батькові, місце проживання і реквізити документа, що посвідчує фізичну особу, яка подає запит; відомості, що дають змогу ідентифікувати фізичну особу, стосовно якої робиться запит; відомості про базу персональних даних, стосовно якої подається запит; перелік персональних даних, що запитуються; мета та/або правові підстави для запиту.
6.5. Строк вивчення запиту на предмет його задоволення не може перевищувати десяти робочих днів з дня його надходження. Запит задовольняється протягом тридцяти календарних днів з дня його надходження, якщо інше не передбачено законом.
6.6. Відстрочення доступу до персональних даних третіх осіб допускається у разі, якщо необхідні дані не можуть бути надані протягом тридцяти календарних днів з дня надходження запиту. Загальний термін вирішення питань не може перевищувати сорока п'яти календарних днів.
6.7. Повідомлення про відстрочення доводиться до відома третьої особи у письмовій формі з роз'ясненням порядку оскарження такого рішення.
6.8. Відмова у доступі до персональних даних допускається, якщо доступ до них заборонено згідно із законом.
6.9. Рішення про відстрочення або відмову у доступі до персональних даних може бути оскаржено до суду.
6.10. Для надсилання інформаційних та рекламних повідомлень продавець має право передавати номер телефону та ім'я суб'єкта персональних даних оператору розсилок (сервісу відправлення SMS та Viber повідомлень), який діє виключно за дорученням продавця та зобов'язаний забезпечувати захист отриманих даних відповідно до Закону України «Про захист персональних даних».
- Захист персональних даних
7.1. Володільця бази персональних даних обладнано системними і програмно-технічними засобами та засобами зв'язку, які запобігають втратам, крадіжкам, несанкціонованому знищенню, викривленню, підробленню, копіюванню інформації і відповідають вимогам міжнародних та національних стандартів.
7.2. Відповідальна особа організовує роботу, пов'язану із захистом персональних даних при їх обробці, відповідно до закону. Відповідальна особа визначається наказом Володільця бази персональних даних.
7.3. Працівники, які безпосередньо здійснюють обробку та/або мають доступ до персональних даних, зобов'язані дотримуватись вимог законодавства України в сфері захисту персональних даних та не допускати розголошення у будь-який спосіб персональних даних, які їм було довірено або які стали відомі у зв'язку з виконанням службових обов'язків. Таке зобов'язання чинне після припинення ними діяльності, пов'язаної з персональними даними, крім випадків, установлених законом.
7.4. Особи, що мають доступ до персональних даних, у разі порушення ними вимог Закону України «Про захист персональних даних» несуть відповідальність згідно із законодавством України.
7.5. Персональні дані не повинні зберігатися довше, ніж це необхідно для мети, для якої такі дані зберігаються, але у будь-якому разі не довше строку зберігання даних, визначеного згодою суб'єкта персональних даних на обробку цих даних.
- Права суб'єкта персональних даних
8.1. Суб'єкт персональних даних має право:
знати про місцезнаходження бази персональних даних, яка містить його персональні дані, її призначення та найменування, місцезнаходження та/або місце проживання володільця чи розпорядника цієї бази;
отримувати інформацію про умови надання доступу до персональних даних, зокрема інформацію про третіх осіб, яким передаються його персональні дані;
на доступ до своїх персональних даних, що містяться у відповідній базі персональних даних;
отримувати не пізніш як за тридцять календарних днів з дня надходження запиту відповідь про те, чи зберігаються його персональні дані у відповідній базі персональних даних, а також отримувати зміст його персональних даних, які зберігаються;
пред'являти вмотивовану вимогу щодо зміни або знищення своїх персональних даних, якщо ці дані обробляються незаконно чи є недостовірними;
на захист своїх персональних даних від незаконної обробки та випадкової втрати, знищення, пошкодження;
відмовитися від отримання рекламних та інформаційних повідомлень у будь-який час;
звертатися з питань захисту своїх прав щодо персональних даних до органів державної влади, до повноважень яких належить здійснення захисту персональних даних;
застосовувати засоби правового захисту в разі порушення законодавства про захист персональних даних.
- Порядок роботи з запитами суб'єкта персональних даних
9.1. Суб'єкт персональних даних має право на одержання будь-яких відомостей про себе у будь-якого суб'єкта відносин, пов'язаних з персональними даними, без зазначення мети запиту, крім випадків, установлених законом.
9.2. Доступ суб'єкта персональних даних до даних про себе здійснюється безоплатно.
9.3. Суб'єкт персональних даних подає запит щодо доступу до персональних даних володільцю бази персональних даних. У запиті зазначаються: прізвище, ім'я та по батькові, місце проживання і реквізити документа, що посвідчує особу; відомості, що дають змогу ідентифікувати особу; відомості про базу персональних даних, стосовно якої подається запит; перелік персональних даних, що запитуються.
9.4. Строк вивчення запиту на предмет його задоволення не може перевищувати десяти робочих днів з дня його надходження.
9.5. Запит задовольняється протягом тридцяти календарних днів з дня його надходження, якщо інше не передбачено законом.
- Державна реєстрація бази персональних даних
10.1. Державна реєстрація баз персональних даних здійснюється відповідно до статті 9 Закону України «Про захист персональних даних».